Tips

欠席届などを出すときの注意点

先生になにかを伝えたいとき、メールもいいですが、書類を出すことも効果的です。
先生に手紙や書類を出すのは気が引けるでしょうが、基本的なマナーを押さえておけば、なにも怖がることはありません。

使ってはいけない紙

この場合に限らず、一般的に、なにかを書面で届け出たり文書を送ったりするとき、ダメなのは「そこらへんにある紙を適当に使う」ということ。だから、

  • ルーズリーフ
  • レポート用紙
  • 原稿用紙
  • プリントの裏側
  • ノートの切れ端

なんかはダメです。「なにを当たり前のことを」と思う人はこの文書を読む必要はありません。実際には、ノートを破ったものを使う学生が非常に多いのです。

手書き

手書の場合、用紙は、便箋を使います。縦書きでも横書きでもいいですが、花柄などの模様が入ったものではなく、無地に罫線だけが入っている一般的なものを使いましょう。

KOKUYO 書簡箋・便箋 色紙判 縦罫15行 ヒ-1

購買部でこういう便箋を買っておきましょう。

この種のものは、鉛筆で書いてはいけません。万年筆を使います。万年筆はこういうときのために一本持っておくものです。日常的にはボールペンを使うでしょうから、改まったときに使う万年筆は、中字か太字のものが実用的です。万年筆がない場合には、ボールペンでもかまいませんが、あくまでも代用です。色は青か黒です。緑や赤はいけません。

ワープロ

内容が多く複雑な場合には、便箋を使わず、ワープロで印刷したものを提出することもあります。その場合も、自筆の便箋一枚を添えるのが丁寧です。ほんの一言だけ添えるためには、「一筆箋」という、便箋を小さくしたようなものがあります。

コクヨ 書翰箋(書簡箋)・一筆箋 縦罫7行 上質紙 70枚 ヒ-121 5セット

印刷物だけを提出するときにはこういう一筆箋に一言添えて出すようにします。

文例

欠席届

このたび、就職活動のため、下記の授業を欠席しましたので届け出ます。

日時  ○月×日(△曜)□限目 ○○学
理由  株式会社☆☆☆(会社住所)
一次面接のため

学籍番号 ○○○○○
氏名  ○○○○○

届出日 ○年○月○日

問い合わせ電子メールのサンプル

先生に問い合わせメールを出すときのサンプルを置いておきます。

○○先生

おはようございます。

時間に応じた挨拶を書きましょう。「こんにちは」「夜分失礼します」など。 「時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」のような事務的な前書きや、「蒸し暑い日が続きますがお元気でお過ごしのことと存じます」などのような時候の挨拶は一般的な電子メールには不要。ただし、親しい感じを出すために、簡単な時候の挨拶を書くことはありえます。

私は、○曜○限の「○○学」を受講している○○学部○○学科(または学籍番号)の○○と申します。

同じ講義名の授業を複数持っている場合がありますから、必ず曜日と時間を特定してください。学籍番号を使えば学部学科を書く手間が省けます。

前期試験について質問があります。オリエンテーションのときに、簡単な
説明がありましたが、試験範囲や採点基準についての詳しい説明は、いつ
の授業で行われる予定でしょうか。

一例です。質問内容は、簡潔に、かつ具体的に。

お忙しい中申し訳ありませんが、お返事をいただければ幸いです。

お願いするときの決まり文句です。

講義の中でアナウンスしていただいてもけっこうです。
以上、用件のみにて失礼いたします。

こういう相手を思いやるような言葉をさりげなく使えるようになりましょう。 もちろん、用件のみでなくてもかまいません。たとえば「学期中ご多忙のことと存じますが、くれぐれもご自愛ください」など。

○○学部○○学科
(学籍番号)○○○○ (氏名)○○○○
(メールアドレス)xxxx@yy.zzzz-u.ac.jp

返信先メールアドレスも書いておきましょう。携帯メールアドレスや、yahoo、hotmailなどではなく、大学からもらった正式のアドレスを書きましょう。今後の就職活動などのためにも、最低ひとつはフォーマルなアドレスが必要です。

お礼メール

意外な落とし穴として、問い合わせメールを送って返事をもらったのに、お礼メールを出さない人がいます。先生から返事をもらったら、簡単でいいですから、お礼メールを送るようにしましょう。

○○先生

お忙しい中、さっそくお返事をいただき、ありがとうございました。
よくわかりました。試験勉強をがんばりたいと思います。

○○学部○○学科 (学籍番号)(氏名)

まだ多くの先生は携帯文化に慣れていないので、携帯メールの流儀とは使い分けることをおすすめします。次のような電子メールは、あなたの意図に反して、なにかふざけた印象を与えるかもしれません。

お返事ありがとうございました!!
よくわかりました。それではっ!試験をがんばりますっ!!(。・ω・。)ノ

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